اليوم الأول: مفهوم السكرتارية و أهميتها

مفهوم السكرتارية وأهميتها

• مفهوم وتعريف السكرتارية.
• أنواع السكرتارية.
• السكرتارية وبعض المفاهيم الأخرى.
• أهمية السكرتارية.
• موقع السكرتير على الخريطة التنظيمية.

صفات ومهارات السكرتير

• صفات السكرتير الناجح
• المهارات الواجب توافرها في السكرتير
• الأسس العامة لنجاح السكرتير

تنظيم عمل السكرتير

• الفاعلية والكفاءة:
• مقومات أداء الأعمال بكفاءة وفاعلية

إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية

• مفهوم الاتصالات الهاتفية
• قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي
• مهارات الاتصالات الهاتفية

اليوم الثاني: الاجتماعات-تنظيم سفريات المدير- تنظيم مقابلات المدير

عناصر وأنواع الاجتماعات:

• مفهوم الاجتماعات
• المبادئ العامة لعقد الاجتماعات
• القدرات والمهارات اللازمة لتنظيم الاجتماعات.
• أنواع الاجتماعات.

دور السكرتير في الاجتماعات:

• دور السكرتير قبل الاجتماع.
• دور السكرتير أثناء الاجتماع.
• دور السكرتير بعد الاجتماع.
• مهام السكرتير المتعلقة بالاجتماع.

تنظيم سفريات المدير:

• أهمية سفريات المدير.
• جمع المعلومات عن طبيعة السفر.
• كيفية الإعداد لسفر المدير.
• مهام وواجبات السكرتير لتنظيم سفريات المدير.

تنظيم مقابلات المدير:

• مفهوم وأهمية تنظيم مقابلات المدير.
• عوامل يجب مراعاتها عند تنظيم المقابلات والزيارات.
• مهارات استقبال الزائرين.
• السكرتير و إنهاء المُقابلة.
• أنواع الزائرين وكيفية التعامل معهم.
• إلغاء المواعيد.
• نماذج تنظيم مقابلات زوار المدير.
• استخدام التكنولوجيا لتنظيم المواعيد.

اليوم الثالث:  الاتصالات المكتوبة _ تداول المراسلات- تنظيم المحفوظات

الاتصالات المكتوبة

• الاتصال الكتابي وأهميتها
• الشروط الشكلية في الرسائل
• خصائص المراسلات الكتابية
• أنواع الرسائل الرسمية
• أجزاء الرسالة الخارجية
• مظروف الرسالة
• المذكرة الداخلية

تداول المراسلات

• مفهوم تداول المراسلات
• البريد الوارد
• البريد الصادر

تنظيم المحفوظات

• مفهوم وأهمية المحفوظات
• أنواع المحفوظات
• التنظيم الفني للمحفوظات
• أسس حفظ المستندات
• استرجاع الوثائق
• الأرشفة الإلكترونية.